2025年1月，外交部联合贸促会发布新规，进一步简化商业文件海牙认证流程。核心变化包括：

线上办理扩容：全国15个省份（含广东、浙江、江苏等外贸大省）实现贸促会认证与海牙认证线上“一站式”提交，

通过“贸促会商事认证平台”或微信“简译办”小程序即可完成材料上传，无需线下跑腿。

系统直连提速：贸促会与外交部认证系统实现数据互通，商事证明书审核通过后自动推送至海牙认证环节，办理周期

从传统15个工作日压缩至5-7个工作日，加急服务最快3天办结。

电子证书试点：上海、深圳等试点城市推出海牙认证电子证书，附带二维码可直接验证真伪，欧盟、美国等30余个国家

已认可其法律效力。

“以前要跑公证处、贸促会、外交部三个地方，现在线上提交后在家等快递就行。”深圳某跨境电商企业负责人王经理表示，

2025年新规让他们的出口文件办理效率提升60%。

办理全流程：商业文件从“准备”到“取证”分四步走

第一步：明确文件类型，区分“民事”与“商业”

贸促会主要受理商业文件海牙认证，包括：

企业注册类：营业执照、公司章程、股东决议；

贸易类：商业合同、形式发票、装箱单、原产地证；

授权类：授权委托书、董事在职证明、法律声明书。

民事文件（如出生证明、学历证书）需先经公证处公证，再通过地方外办办理海牙认证，不由贸促会受理。

第二步：材料准备“三要素”，缺一不可

以最常见的“商业合同海牙认证”为例，需准备：

文件原件：合同需双方签字盖章，内容清晰无涂改，多页文件需加盖骑缝章；

企业证明材料：营业执照副本复印件（加盖公章）、法定代表人身份证复印件；

申请表与授权书：填写《贸促会商事证明书申请表》（官网可下载），若委托代办需提供《授权委托书》（需法人签字并加盖公章）。

注意：非中文文件需附经“翻译专业资格（水平）考试”认证的翻译件，翻译机构需在贸促会备案（可通过“全国翻译专业人才网”查询资质）。

第三步：贸促会商事认证，核心是“真实性核验”

线上提交：登录“贸促会商事认证平台”，上传文件扫描件并填写企业基本信息，选择“海牙认证”服务类型；

领取商事证明书：审核通过后，贸促会出具带有“商事证明专用章”的证明书，形式为“封面+证词页+认证文件”装订成册，

此为海牙认证的“前置凭证”。

第四步：外交部或地方外办完成海牙认证

材料提交：将贸促会商事证明书、企业营业执照复印件、申请人身份证复印件提交至外交部领事司或省级外办

（通过线上平台办理时系统自动流转，无需手动提交）；

加贴Apostille印章：外交部对商事证明书上的贸促会签字、印章真实性进行核验，通过后在文件上加盖海牙认证章（Apostille），附唯一认证编号；

取证方式：选择邮寄（EMS到付）或自取，电子证书可直接下载打印，纸质证书需妥善保存（部分国家要求原件使用）。

办理贸促会海牙认证前，建议先通过“中国贸促会官网-商事认证板块”或拨打热线400-888-8198确认最新要求，避免因政策调整导致延误。

毕竟，一份合规的海牙认证文件，不仅是商业合作的“敲门砖”，更是企业出海合规的“护身符”。